1. Introdução

Bem-vindo ao Essence CRM!

O Essence CRM é uma plataforma desenvolvida para ajudar sua empresa a transformar conversas em oportunidades de negócio. Reunindo atendimento, inteligência artificial e gestão comercial em um só lugar, o sistema permite organizar contatos, acompanhar negociações e gerenciar as atividades comerciais com mais clareza e eficiência.

Sabemos que adotar uma nova ferramenta envolve conhecer funcionalidades, entender processos e descobrir como a tecnologia pode contribuir para os resultados da sua empresa. Por isso, preparamos esta documentação para acompanhar você durante sua jornada com o Essence CRM.

O que você pode fazer com o Essence CRM?

Com a plataforma, você pode centralizar conversas do WhatsApp e do Instagram, utilizar um agente de inteligência artificial para iniciar atendimentos, qualificar potenciais clientes e organizar oportunidades em um funil de vendas.

Além disso, o sistema oferece recursos para cadastrar contatos, acompanhar negociações, criar tarefas, programar lembretes e manter o controle das atividades comerciais.

O objetivo é simples: ajudar você a ter uma visão mais organizada do relacionamento com seus clientes, identificar oportunidades e acompanhar cada negociação até o próximo passo.

Como utilizar esta documentação?

Este material foi organizado para orientar você desde o primeiro acesso até a utilização dos principais recursos da plataforma.

Ao longo das próximas etapas, você encontrará explicações sobre cada tela do sistema, com orientações sobre sua finalidade, os recursos disponíveis e como executar as principais ações.

Nossa recomendação é seguir a documentação na ordem apresentada, especialmente se você estiver utilizando o Essence CRM pela primeira vez. Dessa forma, você poderá conhecer o sistema gradualmente e compreender como suas funcionalidades se conectam à rotina comercial da sua empresa.

Vamos começar?

O primeiro passo é acessar sua conta ou criar um cadastro para começar a utilizar a plataforma.

Se você ainda não possui uma conta, poderá iniciar seu cadastro e conhecer o Essence CRM durante o período de teste gratuito de 7 dias, sem necessidade de informar os dados de um cartão de crédito.

Se já possui cadastro, basta acessar o sistema com seu e-mail e senha para continuar.

A partir daqui, vamos acompanhar cada etapa da sua jornada, desde o acesso inicial até a utilização dos recursos que ajudarão você a organizar seus atendimentos e gerenciar suas oportunidades comerciais.

Bem-vindo ao Essence CRM. Vamos começar!

2. Cadastro e acesso ao Essence CRM

2.1. Criando sua conta

Para começar a utilizar o Essence CRM, o primeiro passo é criar sua conta. O cadastro é simples e permite iniciar seu teste gratuito de 7 dias, sem necessidade de informar os dados de um cartão de crédito.

Na tela de cadastro, preencha os seguintes campos:

Nome completo: informe seu nome.

E-mail profissional: utilize um endereço de e-mail válido para acessar sua conta.

Senha: crie uma senha com, no mínimo, 6 caracteres.

Após preencher os campos, clique no botão Criar Conta para prosseguir.

Pronto! Você estará iniciando sua jornada com o Essence CRM.

Já possui uma conta? Clique em Faça login, na parte inferior da tela, para acessar o sistema.

2.2. Acessando sua conta

Se você já realizou seu cadastro, acessar o Essence CRM é fácil.

Na tela de login, informe os dados utilizados na criação da sua conta:

E-mail: digite o endereço de e-mail cadastrado.

Senha: informe sua senha de acesso.

Em seguida, clique no botão Entrar para acessar a plataforma.

Caso ainda não tenha uma conta, clique em Cadastre-se para voltar à tela de cadastro e iniciar seu teste gratuito.

Dica: utilize sempre o mesmo e-mail informado no cadastro para acessar sua conta.

Com o acesso realizado, você estará pronto para conhecer o ambiente do Essence CRM e avançar para as próximas etapas desta documentação.

3.1. Visão geral do painel

Após realizar o login, você será direcionado ao Dashboard, a tela inicial do Essence CRM.

O dashboard foi desenvolvido para oferecer uma visão geral da sua operação comercial, reunindo indicadores, informações sobre oportunidades de negócio e acompanhamento de tarefas em um único ambiente.

Por meio dele, você consegue consultar rapidamente o desempenho da sua operação, identificar negociações em andamento e verificar quais atividades precisam de atenção.

Indicadores principais

Na parte superior do dashboard, você encontrará quatro indicadores que ajudam a acompanhar a movimentação comercial:

Novos contatos: apresenta a quantidade de novos contatos registrados no período selecionado.

Oportunidades: mostra a quantidade de oportunidades que estão em aberto no funil de vendas.

Valor do pipeline: apresenta o valor potencial das negociações em andamento, permitindo visualizar o volume financeiro das oportunidades comerciais.

Tarefas: indica a quantidade de tarefas que aguardam uma ação.

Esses indicadores ajudam você a compreender rapidamente o cenário atual da operação comercial e a identificar pontos que merecem atenção.

Filtro de período

No canto superior direito, você encontrará as opções de período: Hoje, 7 dias, 30 dias e 90 dias.

Ao selecionar uma dessas opções, você poderá consultar os dados do dashboard considerando o intervalo escolhido, facilitando o acompanhamento da movimentação comercial.

3.2. Pipeline de vendas

Na seção Pipeline de Vendas, você acompanha a distribuição das oportunidades conforme as etapas do processo comercial.

O dashboard apresenta as seguintes etapas:

Novo Lead: oportunidades recém-registradas.

Atendimento: oportunidades que estão na etapa de atendimento.

Proposta: negociações que chegaram à etapa de apresentação de propostas.

Ganho: oportunidades convertidas em negócios ganhos.

Perdido: oportunidades que não avançaram para a conclusão da venda.

Em cada etapa, você pode visualizar a quantidade de oportunidades e o respectivo valor financeiro registrado.

Essa visão ajuda a identificar em qual etapa suas negociações estão concentradas e como as oportunidades estão distribuídas ao longo do processo comercial.

Acesso rápido ao funil: ao clicar em Ver Kanban, você será direcionado ao funil de vendas. Também é possível utilizar o botão Gerenciar Funil Kanban, disponível na seção de valores do pipeline.

3.3. Valor do pipeline

Ao lado do gráfico de etapas, você encontrará a seção Valor do Pipeline.

Nela, é apresentado o valor financeiro total das oportunidades, com a distribuição dos valores entre as etapas do funil de vendas.

Esse recurso ajuda a acompanhar o potencial comercial das negociações registradas e a visualizar como os valores estão distribuídos entre oportunidades novas, atendimentos, propostas, negócios ganhos e negócios perdidos.

Para que essas informações sejam úteis, mantenha os dados das oportunidades atualizados durante o processo comercial.

3.4. Minhas Atividades

A seção Minhas Atividades permite acompanhar as tarefas relacionadas à sua rotina comercial.

As atividades são organizadas em três grupos:

Atrasadas: tarefas cujo prazo já passou e que precisam ser verificadas.

Hoje: tarefas previstas para o dia atual.

Próximas: tarefas programadas para os próximos dias.

Essa visualização facilita a organização da rotina e ajuda você a priorizar as atividades mais urgentes.

Ao acompanhar essa seção regularmente, você reduz o risco de esquecer compromissos, perder prazos ou deixar de realizar um acompanhamento comercial importante.

Para consultar as atividades com mais detalhes, utilize a opção Ver todas.

3.5. Oportunidades em Atenção

A seção Oportunidades em Atenção funciona como um espaço para destacar situações que podem exigir acompanhamento comercial.

Ela ajuda você a identificar oportunidades que merecem uma nova ação, como retomar um contato, verificar o andamento de uma negociação ou dar continuidade a um atendimento.

Quando nenhuma oportunidade crítica é identificada, o painel apresenta uma mensagem informando que está tudo em dia.

A seção também oferece um atalho para Adicionar novo lead, permitindo iniciar o cadastro de uma nova oportunidade diretamente pelo dashboard.

Consulte essa área regularmente para manter suas negociações em movimento e evitar que potenciais clientes fiquem sem acompanhamento.

3.6. Conhecendo o menu lateral

No lado esquerdo da tela, você encontrará o menu principal do Essence CRM. Por meio dele, é possível acessar as funcionalidades da plataforma.

O menu está organizado em grupos para facilitar a navegação.

Ações e gestão comercial

Novo Lead: inicia o cadastro de um novo lead ou potencial cliente.

Dashboard: retorna ao painel de visão geral.

Caixa de Entrada: reúne o ambiente de atendimento e gerenciamento das conversas disponíveis na plataforma.

Contatos: permite acessar a área de gerenciamento dos contatos cadastrados.

Funil de Vendas: dá acesso ao acompanhamento das oportunidades e das etapas do processo comercial.

Tarefas: permite consultar e gerenciar as atividades da rotina comercial.

Produtos: dá acesso à área de gerenciamento dos produtos cadastrados.

Inteligência Artificial

Base de Conhecimento: área destinada às informações que servirão de referência para a inteligência artificial durante os atendimentos.

Personalidade da IA: permite configurar as características e as orientações de comportamento do agente de inteligência artificial.

Administração

WhatsApp: acesso às configurações da integração com o WhatsApp.

Instagram: acesso às configurações da integração com o Instagram.

Meu Perfil: área destinada às informações e configurações do perfil do usuário.

Faturamento: permite consultar informações relacionadas ao plano contratado e ao faturamento da conta.

Cada uma dessas funcionalidades será apresentada individualmente nos próximos tópicos desta documentação, com orientações específicas sobre sua finalidade e utilização.

Na parte inferior do menu, você também encontrará a identificação do usuário conectado e seu status de acesso.

3.7. Como aproveitar melhor o dashboard?

Para utilizar o dashboard de forma eficiente, recomendamos três práticas:

Consulte os indicadores regularmente: acompanhe a movimentação dos contatos, as oportunidades abertas e o valor do pipeline.

Mantenha suas tarefas atualizadas: verifique as atividades atrasadas, as tarefas do dia e os próximos compromissos.

Acompanhe suas oportunidades: utilize as informações do pipeline e a seção de oportunidades em atenção para identificar negociações que precisam avançar.

Lembre-se de que o dashboard reúne informações sobre os registros e as atividades da sua operação no Essence CRM. A qualidade dessa visão depende da atualização e da organização dos dados inseridos no sistema.

Agora que você conhece o painel inicial, vamos começar pela primeira ação da rotina comercial: cadastrar um novo lead.

3. Conhecendo o Dashboard

4. Cadastrando um novo contato

O cadastro de novos contatos permite registrar as informações de clientes e potenciais clientes no Essence CRM, facilitando a organização da sua base de contatos e o acompanhamento das oportunidades comerciais.

Para cadastrar um contato, clique em + Novo Lead no menu lateral e preencha os campos disponíveis:

Nome: informe o nome completo do contato. Este é um campo obrigatório.

E-mail: informe o endereço de e-mail do contato, caso disponível.

Telefone / WhatsApp: insira o número de telefone para facilitar a comunicação.

Empresa: informe o nome da empresa à qual o contato está vinculado, se aplicável.

Após preencher as informações, clique em Criar Contato para concluir o cadastro.

Se desejar desistir da operação, clique em Cancelar.

Dica: mantenha os dados dos seus contatos atualizados para facilitar os atendimentos e o acompanhamento das oportunidades comerciais.

A Caixa de Entrada é o ambiente central de comunicação do Essence CRM. Nela, você pode centralizar e gerenciar as conversas recebidas pelo WhatsApp e pelo Direct do Instagram, acompanhando os atendimentos realizados pela inteligência artificial ou conduzindo as conversas pessoalmente.

Além de organizar as mensagens, o Essence CRM permite que o agente de IA realize o primeiro atendimento, identifique os interesses do potencial cliente e registre as informações relevantes para o processo comercial.

5.1. Canais de atendimento

Na parte superior da Caixa de Entrada, você encontrará dois canais:

WhatsApp: permite acessar e gerenciar as conversas recebidas pelo WhatsApp conectado ao Essence CRM.

Instagram: permite acessar e gerenciar as mensagens recebidas pelo Direct da conta do Instagram conectada.

Para utilizar esses canais, é necessário configurar previamente as integrações correspondentes na seção Administração, nos menus WhatsApp e Instagram.

Após a configuração, você poderá acompanhar as conversas desses canais diretamente pela Caixa de Entrada.

5.2. Filtros de conversas

Para facilitar a organização dos atendimentos, a Caixa de Entrada disponibiliza quatro filtros:

Todos: permite visualizar as conversas disponíveis nos canais integrados.

IA: permite localizar as conversas conduzidas pelo agente de inteligência artificial.

Humano: permite localizar as conversas conduzidas pelo atendimento humano.

Aguardando: reúne as conversas que se encontram nessa condição de atendimento.

Esses filtros ajudam você a identificar a situação dos atendimentos e localizar as conversas que precisam de acompanhamento.

5.3. Atendimento com inteligência artificial

Um dos principais recursos do Essence CRM é a possibilidade de utilizar um agente de inteligência artificial para realizar o primeiro atendimento aos potenciais clientes.

Quando uma pessoa entra em contato pelos canais integrados, o agente pode iniciar a conversa, compreender a necessidade apresentada e buscar informações importantes para a qualificação comercial.

Durante esse atendimento, a inteligência artificial pode identificar informações como:

Nome do contato: identifica como o potencial cliente se chama.

Empresa: procura identificar a empresa à qual o contato está associado.

Interesses comerciais: busca compreender quais produtos, serviços ou soluções despertam o interesse do potencial cliente.

Necessidades identificadas: procura entender o que o contato está buscando para orientar a continuidade do atendimento.

Com base nas informações obtidas durante a conversa, o Essence CRM pode registrar o novo lead no funil de vendas, permitindo que a oportunidade seja acompanhada ao longo do processo comercial.

O objetivo é transformar conversas em oportunidades organizadas, reduzindo a necessidade de cadastrar manualmente cada contato que chega pelos canais integrados.

A qualidade da qualificação depende das informações fornecidas pelo contato e das orientações configuradas para o agente de IA.

5.4. Atendimento humano e transferência de conversas

Embora a inteligência artificial possa conduzir o primeiro atendimento, você continua tendo controle sobre as conversas.

Sempre que considerar necessário, poderá assumir o atendimento e continuar a interação diretamente com o cliente.

Essa possibilidade é especialmente útil quando a negociação exige uma avaliação mais específica, uma explicação detalhada ou uma intervenção comercial pessoal.

O Essence CRM permite alternar entre as modalidades de atendimento:

IA: o agente virtual conduz a conversa conforme suas configurações.

Humano: você assume a condução do atendimento e interage diretamente com o contato.

Quando desejar, você também poderá devolver a conversa ao agente de IA, conforme as opções disponíveis no sistema.

Dessa forma, você combina a agilidade da automação com a flexibilidade do atendimento humano.

5.5. Como iniciar ou dar continuidade a uma conversa?

Existem duas maneiras principais de trabalhar com contatos na Caixa de Entrada.

1. Contatos que chegam pelo WhatsApp ou Instagram

Quando uma pessoa inicia uma conversa por um dos canais integrados, o agente de IA pode realizar o primeiro atendimento, buscar informações relevantes e qualificar o potencial cliente.

A partir desse processo, o lead pode ser registrado no funil de vendas para que você acompanhe sua evolução comercial.

2. Contatos cadastrados manualmente

Se você conquistou um potencial cliente por outro canal, como uma indicação, uma ligação telefônica ou uma prospecção comercial, poderá cadastrá-lo previamente no Essence CRM, utilizando a opção Novo Lead.

Depois do cadastro, você poderá localizar o contato na Caixa de Entrada e dar continuidade ao atendimento pelos canais disponíveis, conforme as integrações e os recursos habilitados na plataforma.

Essa possibilidade permite trabalhar tanto com oportunidades geradas espontaneamente pelos canais digitais quanto com contatos conquistados por outras ações comerciais.

5.6. Como aproveitar melhor a Caixa de Entrada?

Para utilizar esse recurso de maneira eficiente, recomendamos três práticas:

Acompanhe as conversas regularmente: verifique os atendimentos em andamento e identifique aqueles que precisam de sua intervenção.

Utilize a inteligência artificial na qualificação: permita que o agente busque informações relevantes para compreender as necessidades dos potenciais clientes.

Dê continuidade às oportunidades: acompanhe os leads registrados no funil de vendas e mantenha o relacionamento comercial ativo.

Lembre-se de que a Caixa de Entrada centraliza o atendimento, enquanto o funil de vendas permite acompanhar a evolução das oportunidades comerciais.

Com a Caixa de Entrada do Essence CRM, você organiza suas conversas, automatiza o primeiro atendimento e transforma contatos em oportunidades que podem ser acompanhadas ao longo do processo de vendas.

5. Caixa de Entrada

A seção Contatos & Leads reúne os contatos cadastrados no Essence CRM, permitindo consultar informações, adicionar novos registros e acompanhar a etapa em que cada oportunidade se encontra no funil de vendas.

Esse ambiente funciona como uma base centralizada de clientes e potenciais clientes, facilitando a organização das informações e o acompanhamento da sua operação comercial.

6.1. Consultando seus contatos

Na tela inicial, você encontra a lista de contatos registrados no sistema.

Para localizar uma pessoa ou empresa, utilize o campo de busca, que permite pesquisar por:

Nome do contato;

Nome da empresa;

Endereço de e-mail.

Essa funcionalidade facilita a localização dos registros, especialmente quando sua base de contatos começa a crescer.

6.2. Filtrando contatos por etapa do funil

Na parte superior da tela, você encontrará filtros que permitem visualizar os contatos conforme a etapa em que estão no processo comercial.

As opções disponíveis são:

Todos os Estágios: exibe os contatos de todas as etapas.

Novo Lead: permite visualizar os contatos nessa etapa inicial.

Atendimento: reúne os contatos que estão na etapa de atendimento.

Proposta: permite consultar os contatos que chegaram à etapa de apresentação de propostas.

Ganho: identifica as oportunidades classificadas como negócios ganhos.

Perdido: permite consultar as oportunidades classificadas como perdidas.

Utilize esses filtros para acompanhar a distribuição dos seus contatos ao longo do processo comercial e localizar rapidamente as oportunidades que deseja consultar.

6.3. Cadastrando um novo contato

Para adicionar um contato manualmente, clique no botão + Novo Contato, localizado no canto superior direito da tela.

Em seguida, preencha os campos solicitados e clique em Criar Contato para concluir o cadastro.

Esse recurso é útil para registrar potenciais clientes que chegaram por indicações, prospecções, ligações ou outros canais externos ao atendimento integrado do Essence CRM.

6.4. Acompanhando seus leads

Além de consultar os contatos, você pode acompanhar a etapa comercial em que cada oportunidade se encontra.

À medida que os leads avançam pelo funil de vendas, sua classificação permite identificar quais estão em atendimento, quais chegaram à etapa de proposta e quais foram concluídos como ganhos ou perdidos.

Essa organização ajuda a manter uma visão clara da carteira comercial e a direcionar sua atenção para as oportunidades que precisam avançar.

Dica: mantenha seus contatos organizados e atualize as informações das oportunidades durante o processo comercial. Isso facilita o acompanhamento das negociações e contribui para uma gestão de vendas mais eficiente.

Agora que você conhece a área de Contatos & Leads, vamos avançar para o Funil de Vendas, onde você poderá acompanhar visualmente a evolução das suas oportunidades comerciais.

6. Contatos e Leads

O Funil de Vendas é o ambiente em que você acompanha a evolução das oportunidades comerciais no Essence CRM. Nele, os leads ficam organizados de acordo com a etapa do processo de vendas em que se encontram, permitindo visualizar as negociações em andamento e identificar quais precisam de atenção.

A plataforma apresenta as oportunidades em um quadro visual no formato Kanban, facilitando o acompanhamento e a gestão da sua carteira comercial.

7.1. Conhecendo as etapas do funil

As oportunidades são distribuídas em cinco etapas:

Novo Lead: reúne as novas oportunidades registradas no sistema.

Atendimento: reúne os leads que estão na etapa de atendimento comercial.

Proposta: identifica as oportunidades que chegaram à etapa de apresentação de propostas.

Ganho: reúne os negócios concluídos com sucesso.

Perdido: reúne as oportunidades que não avançaram para a conclusão da venda.

Cada etapa apresenta a quantidade de oportunidades e o valor financeiro correspondente, permitindo acompanhar a distribuição dos negócios ao longo do processo comercial.

À medida que uma negociação avança, você pode atualizar sua etapa no funil para manter as informações organizadas e acompanhar sua evolução.

7.2. Cadastrando uma nova oportunidade

Na parte superior do funil, você encontra a opção Nova Oportunidade, que permite registrar uma oportunidade comercial vinculada a um contato.

Para realizar o cadastro, preencha os campos disponíveis:

Título: informe o nome da oportunidade ou o produto ou serviço de interesse.

Valor estimado: registre o valor potencial da negociação.

Contato: selecione o contato relacionado à oportunidade.

Após preencher os campos, clique em Adicionar para registrar a oportunidade no funil.

Esse recurso é útil para incluir negociações identificadas em prospecções, indicações ou outras ações comerciais.

7.3. Entendendo as informações de cada oportunidade

Cada cartão apresentado no funil reúne informações importantes para o acompanhamento comercial, como:

Título da oportunidade: identifica o negócio ou a solução de interesse.

Contato relacionado: indica a pessoa associada à negociação.

Valor estimado: apresenta o valor potencial da oportunidade.

Score de qualificação: quando disponível, indica a pontuação atribuída ao lead com base na qualificação realizada pela inteligência artificial.

Data ou prazo: apresenta a informação temporal disponível para acompanhamento da oportunidade.

Esses dados ajudam você a compreender o contexto de cada negociação e a priorizar os próximos passos da rotina comercial.

7.4. Score de qualificação da inteligência artificial

Quando o agente de IA realiza o primeiro atendimento, ele pode coletar informações sobre o potencial cliente e identificar seus interesses comerciais.

Com base nesse processo, o Essence CRM pode apresentar um score de qualificação, representado por uma pontuação que ajuda a avaliar o nível de qualificação do lead.

Esse indicador funciona como uma referência adicional para a análise comercial. Ele pode ajudar você a identificar oportunidades que merecem atenção prioritária, mas não deve ser interpretado isoladamente como garantia de conversão ou de fechamento do negócio.

Utilize o score em conjunto com as informações do contato, suas necessidades e o contexto da negociação para definir a melhor abordagem comercial.

7.5. Visualizando os detalhes de uma oportunidade

Ao abrir uma oportunidade, você terá acesso a informações mais detalhadas sobre o negócio, permitindo compreender melhor o contexto do atendimento e dar continuidade à negociação.

Entre as informações apresentadas, estão:

Valor do negócio: mostra o valor registrado para a oportunidade.

Estágio atual: identifica a etapa em que o negócio se encontra no funil de vendas.

Score de qualificação: apresenta a pontuação atribuída ao lead, quando disponível.

Canais diretos: reúne os dados de contato disponíveis, como telefone ou WhatsApp e e-mail, facilitando a consulta das informações do cliente.

Resumo do histórico comercial

Um dos recursos importantes dessa tela é o Resumo do Histórico Comercial.

Quando o lead é qualificado pelo agente de IA, esse campo pode apresentar um resumo das informações identificadas durante a conversa, como:

Necessidades e interesses do potencial cliente.

Produto ou serviço desejado.

Informações relevantes sobre a empresa ou o contexto da negociação.

Requisitos, expectativas e próximos passos identificados durante o atendimento.

Esse resumo permite que você compreenda o contexto da oportunidade sem precisar reconstruir manualmente todas as informações obtidas no primeiro contato.

Assim, mesmo quando você assume pessoalmente o atendimento, consegue utilizar os dados coletados pela inteligência artificial como ponto de partida para dar continuidade à conversa.

7.6. Editando as informações da oportunidade

Os detalhes da oportunidade também permitem atualizar informações comerciais conforme a negociação evolui.

Entre os dados que podem ser editados, estão:

Título / Produto de Interesse: permite ajustar a identificação da oportunidade e registrar o interesse comercial.

Valor estimado: permite atualizar o valor previsto para o negócio.

Produto do catálogo: permite vincular a oportunidade a um produto cadastrado no sistema, quando aplicável.

Demais informações editáveis: podem ser ajustadas conforme os campos disponibilizados na tela.

Após realizar as alterações, clique em Salvar Alterações para registrar as atualizações.

Manter essas informações atualizadas ajuda a preservar a qualidade dos dados comerciais e a acompanhar a evolução de cada negociação.

7.7. Utilizando o funil para organizar sua rotina comercial

Para aproveitar melhor o Funil de Vendas, recomendamos algumas práticas:

Mantenha as etapas atualizadas: movimente as oportunidades conforme o avanço real de cada negociação.

Consulte o score de qualificação: utilize essa informação como apoio para priorizar seus contatos.

Leia o resumo do histórico comercial: aproveite as informações coletadas pela IA antes de retomar uma conversa.

Atualize os valores e os produtos de interesse: mantenha os dados coerentes com o andamento da negociação.

Acompanhe as oportunidades em aberto: identifique os leads que precisam de contato, proposta ou acompanhamento.

O Funil de Vendas transforma os contatos registrados no Essence CRM em oportunidades organizadas, oferecendo uma visão mais clara do processo comercial.

Combinando a qualificação realizada pela inteligência artificial com o acompanhamento humano, você consegue organizar melhor suas oportunidades, compreender as necessidades dos clientes e conduzir cada negociação com mais informação e controle.

7. Funil de Vendas

A seção Tarefas e Atividades permite organizar os compromissos da sua rotina comercial, acompanhar os retornos aos clientes e manter o controle das ações necessárias para avançar nas negociações.

Com esse recurso, você pode registrar atividades como ligações, mensagens pelo WhatsApp, envio de e-mails, reuniões e outros acompanhamentos comerciais, reduzindo o risco de esquecer prazos ou perder oportunidades por falta de retorno.

8.1. Visualizando suas tarefas

Na tela inicial, as tarefas são organizadas em três categorias:

Pendentes: apresenta as tarefas que ainda precisam ser realizadas.

Concluídas: reúne as atividades que já foram finalizadas.

Todas: permite consultar as tarefas independentemente do status.

Essa organização facilita o acompanhamento da sua rotina e ajuda a identificar quais atividades ainda exigem atenção.

8.2. Filtrando por tipo de atividade

Além de filtrar as tarefas pelo status, você pode utilizar os filtros de tipo para localizar atividades específicas.

As opções disponíveis são:

Todos os tipos: exibe atividades de todas as categorias.

Ligações: permite localizar tarefas relacionadas a chamadas telefônicas.

WhatsApp: reúne atividades de acompanhamento por WhatsApp.

E-mails: permite consultar tarefas relacionadas ao envio ou retorno de e-mails.

Reuniões: reúne compromissos relacionados a reuniões comerciais.

Utilize esses filtros para organizar sua rotina de acordo com o canal de comunicação ou o tipo de compromisso que precisa executar.

8.3. Acompanhando prazos e tarefas atrasadas

Cada tarefa apresenta informações importantes para sua execução, como o título da atividade, o contato ou a empresa relacionada, o canal de comunicação e o horário programado, quando aplicável.

Quando uma atividade ultrapassa o prazo previsto sem ser concluída, ela pode ser identificada como ATRASADA.

Acompanhe regularmente essas indicações para priorizar atividades pendentes e retomar o contato com clientes que aguardam uma resposta.

8.4. Concluindo uma tarefa

Após realizar a atividade prevista, você pode atualizar seu status diretamente na lista de tarefas.

Para isso, localize a atividade desejada e clique em Concluir.

Essa ação permite manter o histórico das atividades organizado e distinguir os compromissos já realizados daqueles que ainda precisam ser executados.

8.5. Editando ou excluindo tarefas

A tela também oferece opções para gerenciar as atividades cadastradas.

Editar: permite alterar as informações de uma tarefa, conforme os campos disponíveis.

Excluir: permite remover uma tarefa que não precisa mais permanecer na lista.

Antes de excluir uma atividade, verifique se ela realmente não será mais necessária para o acompanhamento da negociação.

8.6. Criando uma nova tarefa

Para registrar uma nova atividade, clique no botão + Nova Tarefa, localizado no canto superior direito da tela.

Utilize o formulário apresentado para cadastrar as informações solicitadas e organizar o próximo compromisso da sua rotina comercial.

Você pode utilizar esse recurso para planejar retornos, agendar reuniões, programar ligações e registrar outras ações importantes para o acompanhamento dos seus clientes.

8.7. Como utilizar as tarefas no follow-up comercial?

O follow-up é o acompanhamento realizado após um primeiro contato ou durante uma negociação, com o objetivo de manter o relacionamento ativo e conduzir a oportunidade ao próximo passo.

No Essence CRM, as tarefas ajudam você a transformar esse acompanhamento em uma rotina organizada.

Por exemplo:

Você envia uma proposta comercial para um potencial cliente.

Registra uma tarefa para realizar o retorno em uma data posterior.

Acompanha a atividade na lista de tarefas pendentes.

No momento programado, entra em contato com o cliente.

Após realizar o retorno, conclui a tarefa e organiza o próximo passo da negociação, se necessário.

Esse processo ajuda a manter a continuidade do atendimento e reduz a possibilidade de oportunidades ficarem esquecidas.

Dica: sempre que uma negociação depender de um retorno futuro, procure registrar uma tarefa correspondente. Assim, você terá mais controle sobre seus compromissos e poderá acompanhar suas oportunidades comerciais com maior organização.

Com a seção Tarefas e Atividades, você transforma seus próximos passos comerciais em compromissos organizados, mantendo o controle dos prazos e dos follow-ups necessários para avançar nas negociações.

8. Tarefas e Atividades

10. Base de Conhecimento da IA

A Base de Conhecimento reúne as informações sobre sua empresa que servirão de referência para o agente de inteligência artificial durante os atendimentos pelo WhatsApp e Instagram.

É aqui que você apresenta seu negócio à IA, fornecendo informações sobre a empresa, seus produtos e serviços, seus diferenciais e as principais dúvidas dos clientes.

Quanto mais completa e organizada for sua base de conhecimento, mais contextualizado poderá ser o primeiro atendimento realizado pela inteligência artificial.

O que você deve cadastrar?

Inclua informações como:

Nome e descrição da empresa.

Produtos e serviços oferecidos.

Características, benefícios e diferenciais das suas soluções.

Perfil dos clientes que sua empresa atende.

Dúvidas frequentes e respectivas respostas.

Informações gerais sobre processos e condições de atendimento.

Atenção aos preços e às informações confidenciais!

Não inclua preços, senhas, dados sigilosos ou informações pessoais de clientes na Base de Conhecimento.

Deixe a apresentação de valores e as condições comerciais para a negociação conduzida pelo atendimento humano. Essa orientação ajuda a evitar divergências comerciais e informações desatualizadas.

Por segurança, não insira dados pessoais desnecessários, documentos, credenciais de acesso, informações financeiras ou outros conteúdos confidenciais. Utilize informações comerciais gerais e respeite os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Lembre-se: o conteúdo cadastrado será utilizado como referência pelo agente de IA durante o primeiro atendimento e a qualificação de potenciais clientes.

Como criar sua Base de Conhecimento?

Você pode elaborar esse conteúdo com o auxílio do ChatGPT ou de outra ferramenta de inteligência artificial de sua preferência.

Forneça informações sobre sua empresa e solicite a criação de uma base de conhecimento comercial estruturada para um agente responsável pelo primeiro atendimento e pela qualificação de leads.

Depois, revise o conteúdo gerado, confira se as informações estão corretas e insira o material nos campos Título do Documento e Conteúdo desta tela. Por fim, clique em Salvar e Indexar.

Integração com a Personalidade da IA

A Base de Conhecimento fornece as informações sobre seu negócio, enquanto a Personalidade da IA define como o agente deve se comunicar, se comportar e conduzir as conversas.

Essas duas configurações trabalham em conjunto para orientar o agente durante o primeiro atendimento e a qualificação dos potenciais clientes.

Importante: mantenha sua Base de Conhecimento atualizada sempre que houver mudanças relevantes nas informações da empresa, nos produtos ou nos serviços oferecidos.

Uma base bem estruturada é o primeiro passo para um atendimento automatizado mais consistente, seguro e alinhado à realidade do seu negócio.

11. Personalidade da IA

Na seção Personalidade da IA, você configura o comportamento, a linguagem e as regras de atendimento do seu agente virtual. Essas definições orientam como ele conversa com os clientes, identifica oportunidades e encaminha os leads para sua equipe comercial.

1. Configuração geral

Ative o agente de IA e confira os canais vinculados ao atendimento, como WhatsApp e Instagram.

Configure os dias e horários de atendimento humano de acordo com o funcionamento da sua empresa. Essas informações ajudam a orientar o encaminhamento das conversas quando for necessário o atendimento da sua equipe.

Você também pode ativar as notificações por e-mail para os encaminhamentos ao atendimento humano e configurar a desativação do agente quando uma mensagem não for enviada por ele, conforme o comportamento desejado para o atendimento.

Importante: mantenha os horários atualizados para que o encaminhamento das conversas esteja alinhado à disponibilidade da sua equipe.

2. Instruções do agente

Nesta seção, você define como a inteligência artificial deve atuar. Os campos permitem personalizar diferentes aspectos do atendimento:

Definição da função: determine o papel do agente, suas responsabilidades e os objetivos do primeiro atendimento.

Sobre a empresa, produtos e serviços: oriente o agente sobre como apresentar seu negócio e suas soluções.

Tom de conversa: escolha o estilo de comunicação, como profissional, cordial, consultivo ou descontraído.

Orientações sobre a Base de Conhecimento: estabeleça como o agente deve consultar e utilizar as informações cadastradas. A Base de Conhecimento deve ser sua principal referência para responder às dúvidas dos clientes.

Prevenção de informações incorretas: instrua o agente a não inventar informações, preços, descontos, prazos, funcionalidades, garantias ou resultados comerciais. Se não encontrar uma resposta confiável, ele deverá informar que precisa confirmar a informação com a equipe.

Encaminhamento para atendimento humano: defina quando o agente deverá transferir a conversa para sua equipe comercial.

Links úteis: adicione endereços relevantes da empresa, como site institucional, página de produtos ou catálogo.

Exemplos de conversa: inclua exemplos de perguntas e respostas para orientar a linguagem e o estilo de comunicação desejados.

3. Como orientar o agente no primeiro atendimento

O objetivo do agente é acolher o cliente, compreender suas necessidades e qualificar a oportunidade comercial, preparando as informações para a continuidade do atendimento.

Oriente-o a conduzir a conversa de maneira natural e cordial, buscando identificar:

Nome do cliente.

Empresa em que trabalha, quando aplicável.

Produto ou serviço de interesse.

Necessidade ou objetivo principal do contato.

Quando o cliente perguntar sobre preços, condições comerciais ou solicitar um orçamento, o agente deverá explicar que essas informações serão tratadas diretamente pela equipe comercial, sem inventar valores ou prometer condições não autorizadas.

Ao concluir a qualificação, as informações coletadas poderão contribuir para o registro e a organização da oportunidade no funil de vendas, conforme o funcionamento do sistema.

4. Salvar as configurações

Após revisar as instruções e personalizar os campos conforme as necessidades da sua empresa, clique em Salvar Instruções.

Você pode ajustar essas configurações sempre que necessário para aprimorar a comunicação e alinhar o comportamento do agente à sua estratégia comercial.

Dica: a qualidade do atendimento depende da combinação entre uma Base de Conhecimento atualizada e instruções claras. A primeira fornece as informações sobre o negócio; a segunda orienta como o agente deve utilizá-las durante as conversas.

12. Configuração do WhatsApp e Instagram

O Essence CRM permite conectar contas do WhatsApp e do Instagram para centralizar as conversas com seus clientes em um único ambiente. Assim, você pode acompanhar os atendimentos, organizar leads e gerenciar oportunidades comerciais sem precisar alternar constantemente entre diferentes aplicativos.

1. Conectando o WhatsApp

Na seção WhatsApp, conecte o número que deseja utilizar nos atendimentos pelo CRM.

Você pode configurar o WhatsApp principal da empresa, permitindo que a equipe acompanhe as conversas desse número, ou conectar um número comercial para atendimento individual, conforme as opções disponíveis no sistema.

Também é possível configurar notificações para receber alertas quando o agente de IA encaminhar uma conversa para atendimento humano. Você pode habilitar os avisos pelo próprio WhatsApp conectado e cadastrar um e-mail para receber essas notificações.

2. Conectando o Instagram

Na seção Instagram, conecte suas contas comerciais para centralizar as mensagens recebidas pelo Direct no CRM.

O sistema permite configurar uma conta principal da empresa, compartilhada com a equipe, e uma conta individual, conforme as opções disponíveis.

Para manter múltiplas contas conectadas, siga as orientações exibidas na tela de autenticação da Meta e selecione todas as páginas e contas do Instagram que deseja autorizar.

Você também pode definir como receber as notificações de encaminhamento para atendimento humano: diretamente no painel do CRM ou por meio de um número específico de WhatsApp. Se desejar, cadastre um e-mail para receber alertas.

3. Configure as notificações

Após conectar cada canal, revise as preferências de notificação e clique em Salvar Preferências para registrar suas configurações.

Importante: mantenha as contas conectadas e autorizadas para que as conversas possam ser recebidas e gerenciadas pelo CRM. A disponibilidade de mensagens e recursos depende das permissões e das integrações configuradas em cada plataforma.

Com os canais configurados, você poderá acompanhar as conversas na Caixa de Entrada e utilizar os recursos do Essence CRM para organizar contatos, qualificar leads, gerenciar oportunidades e programar tarefas de acompanhamento comercial.

13. Meu Perfil e Gestão da Equipe

Nesta seção, você pode gerenciar seus dados pessoais, as informações da sua empresa, a segurança da conta e os membros da sua equipe. Mantenha esses dados atualizados para facilitar a administração e a utilização do Essence CRM.

Meu Perfil

Na aba Meus Dados, você pode personalizar seu perfil e consultar as informações vinculadas à sua conta.

Foto de perfil: adicione, altere ou remova sua foto. Ela será exibida na barra lateral do CRM e durante os atendimentos.

Informações da conta: consulte seus dados de identificação e as informações da organização vinculada à sua conta.

Dados da organização: informe o CNPJ da empresa para utilização em funcionalidades que dependem dessa informação, como a emissão de assinaturas e as integrações de pagamento.

Segurança: altere sua senha sempre que necessário, utilizando uma senha segura para proteger o acesso à plataforma.

Gestão da Equipe

Na aba Equipe, você pode convidar novos usuários para trabalhar com você no Essence CRM. Os membros adicionados poderão utilizar os recursos da plataforma para acompanhar conversas, gerenciar contatos, organizar oportunidades no funil de vendas e controlar tarefas comerciais.

A tela apresenta a quantidade de usuários utilizados em relação ao limite disponível no seu plano. Caso esse limite seja atingido, será necessário contratar licenças adicionais para incluir novos membros.

Planos e Cobrança de Usuários Adicionais

O plano contratado contempla 1 usuário e até 500 conversas respondidas pelo agente de inteligência artificial, conforme as condições comerciais do plano.

Cada usuário adicional custa R$ 19,90 por mês, permitindo ampliar o acesso à plataforma conforme a necessidade da sua equipe.

A cobrança funciona da seguinte forma:

Plano mensal: o valor dos usuários adicionais é somado à mensalidade do plano contratado.

Plano anual: o valor do plano principal é pago anualmente, enquanto os usuários adicionais são cobrados separadamente, com recorrência mensal.

Ao solicitar um usuário adicional, o sistema apresenta as condições da contratação e informa que poderá haver uma cobrança proporcional no momento da inclusão, além da atualização da assinatura mensal referente às licenças adicionais.

Importante: os usuários adicionais possuem cobrança recorrente enquanto suas respectivas licenças estiverem ativas. Antes de confirmar a contratação, confira os valores e as condições apresentados pelo sistema.

Mantenha a equipe atualizada e contrate licenças de acordo com a necessidade da sua operação comercial.